Estudo de caso
EGS-plan
A EGS-plan utiliza o OpenProject para orientar os clientes para o sucesso em termos de planeamento e realização de edifícios.
egs-plan.de
A estrutura lógica, o elevado grau de flexibilidade e a possibilidade de comunicação no OpenProject garantem uma excelente visão geral do projeto. A integração com a Nextcloud também permite o armazenamento na nuvem que reúne tarefas e ficheiros num único local. Já não precisa de procurar em longas pilhas de ficheiros.
Os projectos modelo permitem um trabalho de projeto rápido
A EGS-plan é um gabinete de planeamento especializado em serviços de construção que apoia os clientes com conceitos de energia sustentável, desde o planeamento à implementação e monitorização do desempenho. Muitos projetos seguem um processo semelhante, e é por isso que a EGS-plan trabalha muito com projetos modelo no OpenProject, uma vez que estes podem ser copiados em segundos e adaptados conforme necessário.
A funcionalidade de utilizadores de espaço reservado no OpenProject é também uma vantagem aqui: estes são criados uma vez no projeto modelo e podem depois ser atribuídos ao copiar - dependendo da disponibilidade e adequação dos funcionários.
Ao iniciar um novo projeto, os membros são assim apresentados a estruturas de projeto com as quais já estão familiarizados e podem ir diretamente para o trabalho real - com total concentração no conteúdo. Isto torna o trabalho de projeto altamente eficiente!
Integrações com a Nextcloud e com o software MonKey da EGS-plan
A gestão de projetos tem de funcionar de forma rápida e eficiente. O bom funcionamento das integrações com outras ferramentas facilita muito o trabalho quotidiano. Organizações como a EGS-plan, em particular, que têm de lidar regularmente com grandes quantidades de dados, beneficiam das integrações.
A EGS-plan trabalha com a Nextcloud há vários anos e, por isso, aprecia muito a integração com o OpenProject. Os funcionários podem carregar rapidamente grandes quantidades de dados para a Nextcloud, ligá-los ao OpenProject e aceder-lhes novamente a partir daí em qualquer altura.
Graças ao software de código aberto, a EGS-plan pôde também criar e utilizar a sua própria integração com o software MonKey desenvolvido internamente. O software MonKey apoia os engenheiros na preparação de dados para monitorização técnica e otimização do funcionamento dos edifícios. A ideia subjacente corresponde a uma ideia básica que também pode ser encontrada no OpenProject: Para um trabalho bem sucedido, a informação deve fluir em conjunto num único local - proporcionando uma única fonte de verdade.
Concentre-se no essencial graças às estruturas de funções claras e à funcionalidade Partilhar
A EGS-plan trabalha com o OpenProject há três anos e completou com sucesso numerosos projetos. Na maioria dos projetos, há apenas uma a um máximo de cinco pessoas envolvidas, que geralmente têm um papel básico de membro. O acesso é reduzido ao mínimo, o que beneficia toda a gente: Os colaboradores podem concentrar-se no essencial sem alterar ou apagar inadvertidamente conteúdos a um nível superior.
No caso da colaboração entre departamentos, as pessoas externas ao projeto têm permissões apenas de leitura, o que significa que estão sempre informadas sobre o progresso, mesmo sem envolvimento ativo. Com cerca de 100 funcionários - todos com acesso ao OpenProject - existem apenas três administradores de sistema na EGS-plan com acesso a todos os projetos e que tratam da administração de utilizadores, por exemplo.
A funcionalidade Partilhar do OpenProject é também particularmente útil para a EGS-plan. Por exemplo, os colaboradores externos também podem ter acesso exatamente aos pacotes de trabalho de que necessitam. Isto é essencial para o cumprimento da proteção de dados, que é uma prioridade máxima para a EGS-plan.
Gestão eficiente de ficheiros
A EGS-plan lida diariamente com grandes quantidades de dados, que podem ser acedidos de forma rápida e segura com a ajuda da integração Nextcloud do OpenProject.
Estruturas claras
O OpenProject apoiou o crescimento da EGS-plan de 20 para 100 funcionários sob a forma de estruturas claras e processos de projeto facilmente repetíveis.
Acesso regulamentado
A maioria dos colaboradores da EGS-plan tem um nível mínimo de permissões de edição e de leitura, se for caso disso. Isto simplifica o trabalho ao nível do projeto e reduz os riscos ao nível do sistema.
Máxima proteção de dados
O RGPD e outras diretrizes de proteção de dados são uma grande prioridade na EGS-plan. Com o OpenProject, a proteção de dados é garantida e os funcionários podem concentrar-se no seu trabalho real.
Integração Nextcloud
Gestão de ficheiros segura e eficiente.
A EGS-plan aprecia a integração Nextcloud do OpenProject. Pode colaborar facilmente em grandes volumes de dados e garantir que todos estão a trabalhar no mesmo ficheiro.
Modelos de projeto com pacotes de trabalho
Reprodução simples de projetos com estrutura semelhante.
Com os modelos de projeto, a EGS-plan não tem de começar sempre do zero. Estes poupam tempo e simplificam o planeamento.
Partilhe
Partilhe pacotes de trabalho com utilizadores que não fazem parte do projeto.
A funcionalidade de partilha do OpenProject permite a gestão de permissões ao nível da tarefa. Isto garante que todos têm acesso apenas aos dados de que realmente necessitam.
Reuniões
Colabore sob a forma de reuniões dinâmicas.
Crie uma reunião, adicione pontos da agenda, envie convites - e muito mais. As reuniões recorrentes podem ser facilmente copiadas, o que poupa muito tempo.
