Une administration agile simplifiée : numériser les tâches internes avec OpenProject
Les méthodes agiles rendent les administrations plus efficaces, mais sans le bon logiciel, les bonnes idées sont rarement concrétisées. La gestion moderne des tâches permet de contrôler efficacement les processus et de réagir avec souplesse aux changements. OpenProject offre exactement cette possibilité : une solution open source personnalisable qui assure un contrôle total des données avec un niveau élevé de fonctionnalités. Rentabilité.
Dans cet article, vous pouvez découvrir…
- comment la gestion des tâches peut contribuer à introduire des processus agiles,
- quelles fonctionnalités un logiciel de gestion de projet agile doit-il offrir dans un contexte d’administration,
- comment OpenProject répond à ces exigences,
- quelles administrations publiques en Allemagne travaillent avec succès avec OpenProject, et quelles fonctionnalités elles apprécient particulièrement.
Faire fonctionner l’administration numérique : réduire la complexité, accroître l’efficacité
Des listes Excel sans fin, des e-mails perdus et des boîtes de réception débordantes, cela vous semble familier ? De nombreuses équipes administratives sont confrontées à des outils désuets et à des flux de travail rigides qui ralentissent leur travail quotidien. La numérisation est censée aider, mais elle apporte trop souvent des solutions compliquées, coûteuses et peu pratiques.
Beaucoup de gens ne veulent plus entendre parler de la numérisation. Et c’est compréhensible. Trop d’initiatives ont promis des améliorations en ajoutant finalement plus de complexité. La véritable question est la suivante : Comment les outils numériques peuvent-ils réellement simplifier le travail dans l’administration sans créer de nouveaux obstacles ?
OpenProject propose ici une approche pragmatique. Le logiciel open source de gestion des projets et des tâches contribue à structurer clairement les tâches et à rendre les processus plus efficaces. Sans alourdir les tâches des employés avec une complexité inutile. Liberté de conception pour les administrateurs, application simple et parfaitement adaptée pour les employés.
Introduire des processus agiles avec une gestion efficace des tâches
La gestion numérique des tâches est un élément clé sur la voie d’une plus grande agilité dans l’administration. Chaque jour, de nombreuses tâches, approbations et processus sont créés dans les administrations publiques et doivent être coordonnés. Sans une structure claire, cela entraîne des ralentissements, du travail supplémentaire et un manque de transparence. La gestion professionnelle des tâches garantit que :
- les responsabilités sont clairement définies,
- toutes les tâches peuvent être suivies en permanence,
- les processus de travail fonctionnent de manière efficace et transparente.
Le travail agile ne signifie pas le chaos, mais la flexibilité tout en conservant une structure de base. Le personnel administratif peut réagir plus rapidement aux changements et adapter son travail aux exigences actuelles. Au lieu d’adapter constamment des processus rigides, les structures agiles peuvent créer des flux de travail plus efficaces qui croissent de manière dynamique. Cela permet une façon de travailler durable et à l’épreuve du temps au sein de l’administration.
De quelles fonctionnalités un logiciel de gestion des tâches a-t-il besoin dans le contexte de l’administration ?
Pour que la gestion des tâches dans l’administration fonctionne de manière simple et efficace, le logiciel doit offrir les fonctionnalités suivantes :
- Facile à utiliser : seuls les administrateurs doivent s’occuper des détails techniques. Pour les autres utilisateurs, le fonctionnement est simple et intuitif.
- Méthodes flexibles : composition personnalisée de méthodes agiles et classiques. Dans un système modulaire, adapté aux méthodes de travail de l’administration respective.
- Tâches dans les lots de travaux : toutes les informations collectées en un seul endroit, avec des responsabilités claires et des progrès traçables.
- Protection et conformité des données : la conformité à la sécurité et au RGPD doit bien sûr être garantie.
- Pas de verrouillage à l’égard du fournisseur : les administrations publiques doivent garder le contrôle total de leurs données en permanence.
Cinq étoiles pour OpenProject : solution idéale pour la gestion des tâches dans l’administration
Les exigences des administrations modernes ne cessent de s’accroître : plus de tâches, plus de réglementations et plus de numérisation. OpenProject est une solution qui a été développée précisément pour relever ces défis. Oubliez les feuilles de calcul Excel comme « xxx_new-2 », il suffit désormais de centraliser la gestion des tâches soutenue par des processus agiles.
Mettons OpenProject à l’épreuve et examinons de plus près les cinq exigences mentionnées ci-dessus :
| Fonctionnalité | Description |
|---|---|
| ⭐ Facile à utiliser pour tous les employés | - Les administrateurs peuvent configurer l’instance à l’aide d’options de configuration étendues, afin qu’elle soit facile à utiliser pour les utilisateurs. |
| ⭐ Flux de travail structurés avec des responsabilités claires | - Les tâches sont attribuées de façon transparente, afin que chacun sache qui est responsable de quoi. - Les mises à jour de statut et les notifications automatiques garantissent que le flux de travail reste traçable. |
| ⭐ Flexibilité avec des méthodes agiles et traditionnelles | - Qu’il s’agisse de diagrammes Kanban, Scrum ou Gantt, OpenProject prend en charge différentes façons de travailler. - Les équipes gouvernementales peuvent utiliser des méthodes hybrides et introduire progressivement des processus agiles. |
| ⭐ Protection des données et souveraineté numérique | - OpenProject est open source et assure aux administrations publiques un contrôle total sur leurs données. - La conformité au RGPD et les options d’hébergement sécurisé garantissent une sécurité maximale. |
| ⭐ Une solution durable et à l’épreuve du temps | - Aucune dépendance à l’égard des fournisseurs propriétaires, car OpenProject est ouvert, extensible et personnalisable. - Les mises à jour régulières et la communauté active favorisent le développement continu. |
Conseil
openDesk - votre suite bureautique et collaborative : connaissez-vous déjà openDesk ? La suite bureautique et de collaboration regroupe des outils open source éprouvés explicitement pour le travail administratif numérique, y compris OpenProject pour assurer la gestion efficace des tâches et des processus agiles. En savoir plus sur openDesk.
Fonctionnalités assurant l’administration agile avec OpenProject : aperçu
La réussite du travail administratif numérique ne se limite pas à la simple gestion des tâches. OpenProject offre une large gamme de fonctionnalités qui sont spécialement adaptées aux besoins des administrations publiques, telles que :
- Les tableaux agiles : gérez visuellement les tâches et les processus, donnez des priorités flexibles et maintenez une vue d’ensemble.
- Les réunions : planifiez les réunions de manière structurée, associez-les à des lots de travaux et intégrez facilement des méthodes agiles telles que les réunions quotidiennes.
- Les alertes de date et les notifications : Ne manquez plus jamais de dates importantes et recevez les informations à temps.
- Individual actions and workflows - Define automated processes for recurring tasks and make workflows more efficient.
- Le suivi du temps et des coûts : suivez les heures de travail et les budgets avec précision pour gérer les projets et les ressources de manière optimale.
Voici un exemple de tableau de statut créé dans OpenProject :
Conseil
Le saviez-vous ? OpenProject est votre meilleur choix si vous n’utilisez pas exclusivement des fonctionnalités de gestion de projet agile ou classique. La plateforme offre un large éventail de personnalisation et une administration flexible. Découvrez ici la meilleure combinaison pour votre gestion de projet hybride.
Les administrations publiques européennes travaillent avec succès avec OpenProject
OpenProject a été un choix populaire pour la gestion de projets et de tâches dans le secteur public bien avant le lancement d’openDesk. Nous avons déjà décrit plusieurs raisons à cela. Jetons maintenant un coup d’œil à des exemples concrets du monde réel. Nous avons échangé avec des clients et réalisé des études de cas afin d’apporter de la transparence sur les défis typiques auxquels font face les administrations publiques, et de montrer précisément comment OpenProject et ses fonctionnalités clés peuvent apporter une solution.
Comment les institutions publiques en Allemagne utilisent-elles OpenProject ?
Vous pouvez trouver les études de cas suivantes et plus sur cette page sur la gestion de projet pour le secteur public.
FITKO (Coopération fédérale en matière de TI)
« Avec OpenProject intégré à openDesk, nous disposons d’une plateforme centralisée et flexible qui facilite grandement notre travail en tant que bureau du Conseil fédéral de normalisation informatique : de la planification, l’exécution et la documentation des réunions à la gestion centralisée des normes informatiques fédérales. Le logiciel nous aide dans la collaboration et la coordination de nos initiatives. »
Tobias Schuh, Coordinateur des normes informatiques chez FITKO (Coopération fédérale en matière d’IT)
La FITKO est confrontée au défi considérable de coordonner et de rationaliser de nombreuses tâches et parties prenantes. Avec l’introduction d’openDesk, les membres de la FITKO ont désormais accès à une suite bureautique et collaborative centralisée et sécurisée qui le permet. En savoir plus dans l’étude de cas de la FITKO avec OpenProject.
Ville de Ravensburg
*« OpenProject nous permet de planifier de façon fiable et à long terme sans surcharger nos employés. En tant que municipalité, nous disposons enfin, grâce à OpenProject, d’un outil nous permettant de gérer efficacement la planification de nos ressources. La plateforme offre une grande fiabilité et une transparence accrue en ce qui concerne la répartition de la charge de travail. »
Eric Fischer, ancien responsable des processus et projets de numérisation pour la ville de Ravensburg
La ville de Ravensburg n’est qu’une des nombreuses municipalités qui s’appuient sur OpenProject. Depuis 2023, la ville de Ravensburg utilise principalement OpenProject pour la gestion de projet traditionnelle, en s’appuyant sur des fonctionnalités telles que les diagrammes de Gantt et le module de gestion du temps et des coûts. L’un des principaux défis avant l’introduction d’OpenProject était de rendre visibles les charges de travail des employés. Désormais, il est possible de suivre les charges de travail avec précision et, surtout, dans les temps pour redistribuer les tâches si nécessaire. En savoir plus dans l’étude de cas de la ville de Ravensburg et OpenProject.
Conclusion : adoptez l’administration agile dès maintenant et à votre rythme
Quelle est la meilleure façon de connaître la solution OpenProject ? Essayez-la ! Vous pouvez tester OpenProject gratuitement pendant 14 jours sans aucun engagement. Découvrez par vous-même à quel point la gestion des tâches numériques peut être intuitive et puissante pour votre administration.
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