One-time meetings
With OpenProject 15.3, meetings were enhanced by introducing a clear distinction between one-time meetings and recurring meetings. This page covers the features and functionalities of one-time meetings in OpenProject.
For information on setting up recurring meeting series and templates, please refer to this page. Tenga en cuenta que las repeticiones individuales de una serie de reuniones periódicas son reuniones únicas y tienen las mismas funciones que las descritas aquí.
Nota
The Meetings module needs to be activated in the Project settings to be able to create and edit meetings.
| Tema | Contenido |
|---|---|
| Crear una nueva reunión | Cómo crear una nueva reunión en OpenProject. |
| Editar una reunión | Cómo editar una reunión existente. |
| Añadir un paquete de trabajo al programa | Cómo agregar un paquete de trabajo a una agenda de reuniones. |
| Crear o editar la agenda de reuniones | Cómo crear o editar la agenda. |
| Añadir participantes a la reunión | Cómo invitar a personas a una reunión. |
| Añadir archivos adjuntos a la reunión | Cómo agregar archivos adjuntos a una reunión. |
| Enviar email a todos los participantes | Cómo enviar un email a todos los participantes de la reunión. |
| Descargar una reunión como un evento iCalendar | Cómo descargar una reunión como un evento iCalendar. |
| Cerrar una reunión | Cómo cerrar una reunión en OpenProject. |
| Reabrir una reunión | Cómo volver a abrir una reunión en OpenProject. |
| Copiar una reunión | Cómo copiar una reunión en OpenProject (reuniones recurrentes). |
| Eliminar una reunión | Cómo eliminar una reunión en OpenProject. |
Create and edit one-time meetings
Crear una nueva reunión
Puede crear una reunión desde un proyecto o desde el módulo global Reuniones.
To create a new meeting, click the green + Meeting button in the upper right corner and select what type of meeting you want to create. You can choose between one-time, recurring or classic meetings.
For steps on creating a classic meetings please consult this page. For steps on setting up recurring meetings please consult this page.
If you choose the one-time option, enter your meeting’s title, location, start date and time, and duration.
Si está creando una reunión desde un módulo global, primero tendrá que seleccionar un proyecto al que se atribuya la reunión.
Consejo
Duration can be entered both in hours and minutes. For example for a meeting that should last for 1.5 hours, you can enter:
- 1.5h
- 90m
- 90min
- 1:30
Pulse el botón Crear reunión para guardar los cambios. A continuación, puede añadir más detalles a la reunión.
Crear o editar la agenda de reuniones
Tras crear una reunión, puede configurar una agenda de reunión.
You can do this by adding sections, agenda items or existing work packages by selecting the desired option under the green + Add button. A continuación, podrá añadir notas a cada punto del orden del día.
Añadir una sección al orden del día
Las secciones le permiten agrupar los puntos del orden del día en bloques para una mejor organización.
Para añadir una sección, pulse el botón + Añadir situado en la parte inferior de los puntos del orden del día y seleccione la opción Sección.
If, prior to creating your first section, your meeting already had existing agenda items, they will automatically be contained in a section called Untitled section. You can rename this section if you wish.
Nota
Si utiliza secciones, todos los puntos de la agenda deben tener secciones.
After adding a section, you can specify it further by adding agenda items or work packages to it.
You can also add agenda items to specific sections by either dragging and dropping items into each section, or by clicking on the More button (⋯) and choosing your desired action.
Este menú también le permite cambiar el nombre de una sección, moverla o eliminar toda la sección seleccionando la opción correspondiente en el menú desplegable situado detrás del icono Más (⋯) de la derecha. Si se desplaza una sección, los puntos del orden del día se desplazarán con ella.
Consejo
También puede reorganizar las secciones arrastrándolas y soltándolas hacia arriba y hacia abajo.
Importante
Al eliminar una sección se eliminarán todos los puntos del orden del día que la contengan. If a section contains agenda items, you will be asked for confirmation before deletion.
Añadir un punto a la orden del día
Si selecciona la opción Punto de la agenda, podrá darle un nombre, añadir notas, fijar la duración prevista en minutos y seleccionar un usuario para que aparezca junto al punto en la agenda. Puede tratarse, por ejemplo, de una reunión o de un miembro del proyecto que sea responsable del tema o de alguien que vaya a presentar ese tema en concreto.
Por defecto, al crear un punto del orden del día, éste se rellenará previamente con el nombre del usuario que añade el punto del orden del día, pero puede eliminarse o sustituirse por el de uno de los demás participantes en la reunión.
Sections will show the sum of all the durations of all containing items (or at least, those that have a duration specified).
Consejo
Si necesita guardar la agenda fuera de OpenProject, puede generar un PDF optimizado utilizando la función de impresión (Ctrl/Cmd + P).
Añadir paquete de trabajo a la reunión
Si selecciona la opción Paquete de trabajo, puede vincular un paquete de trabajo introduciendo un ID de paquete de trabajo o empezando a escribir una palabra clave, lo que abrirá una lista de posibles opciones.
Edit a meeting agenda
Una vez finalizada la agenda, siempre puedes editar los puntos de la agenda, añadir notas, subir o bajar un punto o eliminarlo. Clicking on the More (three dots) menu icon on the right edge of each agenda item will display a menu of available options, including editing, copying link to clipboard, moving the agenda item within the agenda or deleting it.
También puede reordenar los puntos del orden del día haciendo clic en el asa de arrastre (icono con seis puntos) situada en el borde izquierdo de cada punto del orden del día y arrastrando ese punto hacia arriba o hacia abajo.
Las duraciones de cada punto del orden del día se suman automáticamente. Si esa suma supera la duración prevista introducida en Detalles de la reunión, la duración de las horas de la agenda que superen la duración prevista aparecerá en rojo para advertirle del hecho.
Añadir un paquete de trabajo al orden del día
Hay dos maneras de añadir un paquete de trabajo a una agenda de reuniones.
- From the Meetings module: using the + Add button add a work package agenda item or
- Desde un determinado paquete de trabajo: utilizando el botón + Añadir a reunión de la ficha Reuniones.
Puede añadir un paquete de trabajo a reuniones próximas o pasadas siempre que el paquete de trabajo esté marcado como abierto.
Consejo
Las próximas reuniones se muestran en orden cronológico, de la reunión más cercana a la más lejana. Las reuniones anteriores se muestran en orden cronológico inverso, de la reunión más reciente a la más antigua.
Editar una reunión
If you want to change the details of a meeting, for example its time or location, open the meetings details view by clicking the cogwheel icon next to the Meeting details.
Aparecerá una pantalla de edición en la que podrá ajustar la fecha, la hora, la duración y el lugar de la reunión.
No olvide guardar los cambios pulsando el botón Guardar. Cancelar le devolverá a la vista de detalles.
Consejo
Si otra persona edita o actualiza la página de la reunión actual al mismo tiempo y guarda sus cambios, se notificará a usted y a todos los demás usuarios de la misma página de ello con un pequeño banner en la parte superior de la página. Pulse el botón Recargar para cargar la versión actualizada de la página.
Para editar el título de la reunión, seleccione el menú desplegable situado detrás de los tres puntos y elija Editar título de la reunión.
Participantes de la reunión
Añadir participantes a la reunión
Verá la lista de todos los miembros del proyecto invitados en Participantes. You can add participants (Invitees and Attendees) to a meeting in edit mode. El proceso es el mismo tanto si crea una nueva reunión como si edita una ya existente. You can either click the cogwheel icon next to Participants section or click the Add participants link under the list of existing participants.
Verá la lista de todos los miembros del proyecto y podrá saber, basándose en las casillas junto al nombre en la columna Invitados, quién ha sido invitado. Después de la reunión, puede registrar quién participó realmente utilizando las casillas de la columna Asistentes.
Para eliminar de una reunión a un miembro del proyecto invitado, basta con desmarcar las dos casillas.
Pulse el botón Guardar para confirmar los cambios.
Enviar email a todos los participantes
Puede enviar un recordatorio por correo electrónico a todos los participantes en la reunión. Select the dropdown by clicking on the More (three dots) icon in the top right corner and select Send email to all participants. Un recordatorio por email con los detalles de la reunión (incluyendo un enlace a la reunión) se envía inmediatamente a todos los invitados y asistentes.
Archivos adjuntos en reuniones
Puede adjuntar archivos a las reuniones en la sección Archivos adjuntos de la esquina inferior derecha. Puede utilizar el enlace +Adjuntar archivos para seleccionar archivos de su ordenador o arrastrarlos y soltarlos.
Los archivos adjuntos pueden añadirse a la sección Notas de los paquetes de la agenda arrastrándolos y soltándolos desde la sección Archivos adjuntos.
Historial de la reunión
Puede hacer un seguimiento de los cambios realizados en una reunión y que usuario los realizó. Select the dropdown by clicking on the More (three dots) icon in the top right corner and select Meeting history.
Esto mostrará los detalles del historial de la reunión.
Descargar una reunión como un evento iCalendar
Usted puede descargar una reunión como un evento iCalendar. Select the dropdown by clicking on the More (three dots) menu in the top right corner and select the Download iCalendar event.
Lee más sobre suscribirse a un calendario.
Cerrar reuniones
Clicking on the Close meeting after the meeting is completed with lock the current state and make it read-only.
Reabrir reuniones
Una vez que una reunión ha sido cerrada, ya no se puede editar. Sin embargo, los miembros del proyecto con el permiso para editar y cerrar reuniones verán una opción Reabrir reuniones. Al hacer clic en este re-abre una reunión y permite seguir editando.
Copiar una reunión
Puede copiar una reunión existente. Esto es útil si tiene reuniones recurrentes. Para copiar una reunión, haga clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y seleccione Copiar.
Se abrirá una ventana modal que le permitirá ajustar el título, la hora, el lugar y otros detalles de la reunión copiada. Por defecto, la fecha de la reunión copiada se fijará para el día siguiente. También tiene la opción de copiar el orden del día, los anexos y la lista de participantes. También tiene la opción de enviar un correo electrónico a todos los participantes una vez copiada la reunión.
Si copia una reunión cerrada, el nuevo estado de la reunión se establecerá automáticamente como abierto. Don’t forget to save the copied meeting by clicking the Create meeting button.
Eliminar reuniones
Puede eliminar una reunión. Para ello, haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha, selecciona Eliminar reunión y confirma tu elección.
