Richtig priorisieren: Wie das Hervorheben von Attributen wachsenden Teams zu mehr Fokus verhilft

Ob Sie ein Team von fünf oder fünfzig Personen sind – wenn Ihre Organisation wächst, wächst auch die Anzahl der Projekte, Aufgaben und Prioritäten. Irgendwann werden Arbeitspakete, die früher auf ein Board passten, zu einem Meer von Aufgaben, und es wird zur Herausforderung, den Überblick zu behalten.

Aus diesem Grund haben wir die Funktion „Attribute Hervorheben“** entwickelt: Sie hilft Ihnen, sofort zu erkennen, worauf Sie Ihre Aufmerksamkeit am meisten richten müssen. In diesem Artikel führen wir Sie durch ein nachvollziehbares Szenario und zeigen, wie dieses Enterprise-Add-on Sie dabei unterstützen kann, konzentriert zu bleiben und erfolgreich zu skalieren.

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Sie sind gewachsen – jetzt geht es darum, Ihre Arbeitsweise anzupassen

Die Dinge laufen gut. Ihr Unternehmen wächst. Mehr Kunden, mehr Projekte, mehr Teammitglieder. Doch mit dem Wachstum kommt die Komplexität. Was früher ein einfaches Backlog war, ist jetzt eine Multiprojektliste mit dutzenden – vielleicht hunderten – offenen Aufgaben. Und plötzlich sind Sie nicht mehr sicher, was dringend ist, was blockiert ist oder was schon seit Wochen auf sich warten lässt.

Ihr System hat sich nicht geändert, aber Ihre Bedürfnisse schon. Und das ist auch gut so, denn es bedeutet, dass es an der Zeit ist, in neue Methoden zu investieren, um Ihr wachsendes Team auf Kurs zu halten.

Machen Sie Ihre Arbeitspaket-Tabelle übersichtlicher – durch Hervorhebung von Priorität, Status oder Enddatum

Betrachten wir die Arbeitspaket-Tabelle Ihres Teams als Beispiel.

Sie haben nach den Ergebnissen dieses Monats gefiltert – doch die Liste ist immer noch lang. Sie sehen Aufgaben mit bevorstehenden Fälligkeitsterminen, einige, die mit hoher Priorität gekennzeichnet sind, und eine, die gerade erst aktualisiert wurde. Aber es dauert ein paar Minuten, bis Sie sich ein vollständiges Bild machen können.

Hier kommt Attribute-Hervorheben ins Spiel. Mit diesem Enterprise Add-on können Sie bestimmte Werte in Ihrer Arbeitspaket-Tabelle farblich hervorheben: Überfällige Aufgaben werden rot, Elemente mit hoher Priorität werden orange hervorgehoben, und verschiedene Statuswerte erscheinen in deutlich unterscheidbaren Schattierungen.

Mit einem Blick kann Ihr Team jetzt sofort sehen:

• Was überfällig ist,
• Was als hohe oder dringliche Priorität vermerkt ist,
• Was abgeschlossen oder im Gange ist.

Wichtig

Das Attribute Hervorheben ist Teil der Enterprise Add-ons in OpenProject. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserer Dokumentation.

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Wie Attribute hervorheben funktioniert

Angenommen, Ihr Team verwendet das Attribut Priorität sowie einen selbstdefinierten Status Workflow. Sie können einzelne Attribute inline hervorheben (Status, Priorität, Endtermin) oder eine ganze Zeile auf der Grundlage von Status, Typ oder Priorität hervorheben.

Sobald Sie dies in der Tabellenansicht des Arbeitspakets eingerichtet haben, sieht Ihr Team diese visuellen Hinweise automatisch – ohne dass Sie jede Aufgabe einzeln öffnen müssen.

Tipp

Welche Farben für die einzelnen Prioritäten und Status verwendet werden, können Sie in der Systemadministration einstellen. Erfahren Sie, wie Sie diese für Prioritäten und [für Status] (/docs/system-admin-guide/manage-work-packages/work-package-status/#edit-re-order-or-remove-a-work-package-status) anpassen.

Schauen wir uns eine Beispieltabelle für Arbeitspakete an und wie sie mit verschiedenen hervorgehobenen Attributen aussieht. Bitte beachten Sie, dass Sie die Farben für Arbeitspaketattribute ändern können und dass sie im dunklen oder hellen Modus anders aussehen können.

1. Keine Hervorhebung von Attributen

Bild 1: Eine Arbeitspakettabelle in OpenProject, keine Attribute hervorgehoben.

2. Status, Priorität und Enddatum inline hervorgehoben

Bild 2: Eine Arbeitspakettabelle in OpenProject, mit inline-hervorgehobenem Status, Priorität und Enddatum.

3. Status hervorgehoben

Bild 3: Eine Arbeitspakettabelle in OpenProject, Status hervorgehoben.

4. Typ hervorgehoben

Bild 4: Eine Arbeitspakettabelle in OpenProject, Typ hervorgehoben.

5. Priorität hervorgehoben

Bild 5: Eine Arbeitspakettabelle in OpenProject, Priorität hervorgehoben.

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Weitere hilfreiche Funktionen zur Priorisierung von Arbeitspaketen

Die Hervorhebung von Attributen funktioniert am besten in Kombination mit anderen Priorisierungsfunktionen. Hier sind ein paar Werkzeuge, die Ihr wachsendes Team unterstützen:

• • [Prioritäten für Arbeitspakete
    Weisen Sie Niedrig, Normal oder Hoch zu, um die Wichtigkeit anzuzeigen.
• • Status-Workflows
    Definieren Sie, welche Statusübergänge möglich sind und von wem, und strukturieren Sie so Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse.
• • [Datumswarnungen und -erinnerungen
    Benachrichtigt zugewiesene oder beobachtende Person automatisch, wenn sich ein Fälligkeitsdatum nähert.
• • Versionen
    Gruppieren Sie Arbeitspakete unter einer gemeinsamen Version, um die Übergabe und Fristen für verschiedene Aufgaben abzustimmen.
• • Selbstdefinierte Felder
    Fügen Sie strukturierte Informationen zu Arbeitspaketen hinzu, die Sie dann zum Filtern, Hervorheben oder Gruppieren verwenden können.

Jede dieser Funktionen hilft Ihnen, die Komplexität zu strukturieren – und zusammen machen sie es einfacher, den Fokus zu behalten.

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Beim Skalieren den Fokus nicht verlieren

Wachstum ist aufregend – aber nur dann nachhaltig, wenn Ihre Werkzeuge mit Ihnen wachsen. Funktionen wie das Hervorheben von Attributen können einen echten Unterschied machen: Nicht, indem sie Ihre Arbeitsweise verändern, sondern indem sie es einfacher machen, das Wesentliche zu sehen.

Mit einem wachsenden Team und mehr Verantwortung ist die Möglichkeit, sich jederzeit einen Überblick verschaffen zu können, nicht nur ein „Nice-to-have“ – sie ist unerlässlich. Lassen Sie sich von OpenProject helfen, den nächsten Schritt zu tun.