5 Agile Boards für mehr Effizienz in Multi-Team Projekten
Die Zusammenarbeit mit verteilten Teams an einem oder mehreren Projekten kann zu einer großen Herausforderung werden. Sie müssen flexibel bleiben, alle auf dem Laufenden halten und sich schnell an jede Art von Änderungen anpassen – und Ihre Ressourcen im Auge behalten! Aus diesem Grund arbeiten heute viele moderne Organisationen mit agilen Methoden. Neben anderen Strategien verwenden agile Teams unterschiedliche Typen von digitalen Boards, um Teams und Projekte auf die flexibelste Art und Weise zu verwalten.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen agiles Projektmanagement am Beispiel der Entwicklung einer neuen Unternehmenswebsite mit OpenProject – und verwenden 5 verschiedene agile Boards für 5 typische Fragen im Projekt.
Waren Sie schon einmal an einem Projekt beteiligt, das mehr als ein Team oder mehr als eine Abteilung umfasst hat? Dann kennen Sie die Herausforderungen, die typischerweise mit einem solchen Projekt einhergehen:
- Planung des genauen Zeit- und Kostenaufwands
- transparente Kommunikation
- Verteilung und Dokumentation von Aufgaben
- Bericht über den Projektstatus
Nehmen wir an, Sie sind verantwortlich für die Erstellung einer neuen Website Ihres Unternehmens. In der Regel sind in solch einem Projekt Mitarbeiter: innen aus mindestens drei Abteilungen involviert: Marketing, Design und Entwicklung. Vielleicht arbeiten diese sogar von verschiedenen Standorten aus. Lassen Sie uns diese beispielhafte Reise der Entwicklung einer neuen Firmenwebsite gemeinsam antreten!
See how 5 different types of agile action boards help you answer different questions regarding your project. These questions might be the following:
- What is the overall status of the project?
- Who is currently working on what task inside the project?
- How well is my external partner progressing?
- Work-breakdown structure: What are the required steps to finalize the project?
- How far advanced is the website development and what will be released next?
Wichtig zu wissen: In OpenProject ist die Verwendung eines Aktions-Boards eine agile Art des Projektmanagements. Warum agil? Weil im Gegensatz zu einem Basis-Board ein Aktions-Board so designed ist, dass die Attribute des Arbeitspakets sich automatisch ändern wenn Sie diese zwischen Spalten per Drag & Drop verschieben. Bitte beachten Sie, dass Aktions-Boards ein Enterprise-Add-on sind. Sie können die Boards auch in der Community-Edition ausprobieren, indem Sie das Basis-Board verwenden.
1. Wie ist der Status des gesamten Projekts?
What do you want to achieve: make sure every task is on track
Who is typically involved: project manager
Which agile action board to use: status board
Die am häufigsten gestellten Fragen in jedem Projekt lautet: Was ist der Status unseres Projekts? Um diese Frage zu beantworten, wurden Kanban-Boards erfunden. Kanban-Boards funktionieren so, dass sie Aufgaben in Spalten gruppieren, von denen jede Spalte eine andere Prozessstufe repräsentiert. Einfache Spaltentitel für Kanban / Status-Boards könnten sein: Neu – in Arbeit – geschlossen.
In OpenProject können Sie aus 10 voreingestellten und häufig verwendeten Status wählen wie “new”, “in specification”, “on hold” oder “developed”. Zusätzlich können Sie Ihre eigenen Status erstellen. As every project and every team working on the project has very individual backgrounds and needs, OpenProject allows you to customize your status board to your personal preferences.
Another important feature is filtering your work packages: Not only can you display all work packages in a column that are assigned to a certain status, but you can also add various filter criteria that apply to all work packages on the board, e.g. only work packages that have a certain priority or meet any other filter criteria.
Greifen wir wieder das oben genannte Beispiel auf: Die Teamleiter Leesha und Markus planen die Erstellung einer neuen Unternehmenswebseite. Das folgende Bild zeigt, wie Projektmanager Markus und alle am Projekt beteiligten Personen den Status des Projekts überprüfen können, indem sie ein Kanban- (bzw. Status-)Board in OpenProject verwenden.
Auch das Team selbst hat so einen klaren Überblick über die aktuellen Themen und den Status der einzelnen Aufgaben:
2. Wer arbeitet derzeit an welcher Aufgabe im Projekt?
What do you want to achieve: distribute tasks among the team members
Who is typically involved: project manager, every stakeholder of the project
Which agile action board to use: assignee board
Als Projektmanager:in möchten Sie vielleicht wissen, an welchen Aufgaben die einzelnen Projektmitglieder derzeit arbeiten – und wie ihre Arbeit voran kommt. Zum Beispiel möchten Sie wissen, an welchen Aufgaben die Marketing-Beauftragten Sarah und Lauren derzeit arbeiten. Um diese Frage zu beantworten, ist ein Kanban Board nicht die beste Wahl, da Sie dieses zuerst nach “Zugewiesen-an Sarah“ filtern müssten, und anschließend den Filter anschließend auf „Lauren“ anpassen müssten.
Gut zu wissen: Wenn Sie mit OpenProject arbeiten, empfehlen wir Ihnen die Benutzung von Filtern. Mit Filtern können Sie ganz einfach bestimmte Arbeitspakete ausschließen, die für Ihre aktuelle Frage nicht relevant sind. Zum Beispiel möchten Sie nur Aufgaben und Phasen mit den Status „new“ oder „ongoing“ sehen.
Instead of filtering your kanban board each time you want to see the workload of different team members, create an agile action board of type “assignee” within OpenProject: Here you can see at a glance which tasks Lauren or Sarah are currently working on – and how far along other project members are. Das Verschieben von Karten per Drag & Drop nach oben kann sogar Prioritäten visualisieren. Wenn Sie Karten von einer Spalte in eine andere verschieben, ändert sich automatisch die zugewiesene Person einer Aufgabe.
Dieser Screenshot zeigt ein Aktions-Board vom Typ Zugewiesen-an (assignee) in OpenProject:
3. Wie gut kommt mein externer Partner voran?
What do you want to achieve: support easy collaboration between internal and external stakeholders
Who is typically involved: supervisor of external partner, project manager
Which agile action board to use: subproject board
In den vorherigen Abschnitten haben Sie gesehen, wie Sie Aktions-Boards vom Typ „Status“ und „Zugewiesen-an“ verwenden. Diese Boards eignen sich hervorragend für Projektleitungen, um sich einen Überblick über den Projektstatus zu verschaffen oder auch für selbstverwaltende Teams. However, as head of Marketing, you might also want to focus on the contribution of your external partners: How well is my external service provider progressing on the project?
This is the point where subproject boards may come into play. Bei der Erstellung einer neuen Unternehmens-Webseite könnte es beispielsweise die folgenden Unterprojekte geben:
- Erstellung von Texten + Struktur für die neue Webseite (Team Marketing + Design)
- Erstellung von Videoinhalten für die neue Website (externe Agentur)
- Entwicklung der neuen Website (Teamentwicklung + Design)
Im Beispiel sehen Sie, dass eine externe Agentur involviert ist, wie das bei vielen Großprojekten der Fall ist. In unserem Beispiel wird eine Videoagentur eingesetzt, um bewegliche Inhalte für die neue Website zu erstellen. Let’s say, Jean Cérien from the video agency is added as a project member – but needs to have very restricted permissions within your project management tool.
Um einerseits effizientes Arbeiten zu ermöglichen und andererseits Daten zu schützen, sind Unterprojekte Ihre Lösung bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern. In OpenProject können Sie ganz einfach verschiedene Unterprojekte erstellen und Ihre externen Partner zu diesem Projekt hinzufügen. OpenProject supports fine-grained, customizable roles and permissions. Auf diese Weise können Sie den Zugriff Ihrer externen Partner auf bestimmte Projekte beschränken – und die entsprechende Rolle mit den erforderlichen Berechtigungen zuweisen.
Bitte beachten Sie, dass diese Art von Aktions-Board hauptsächlich zur Berichterstattung verwendet wird. Denn das Verschieben von Karten zwischen Spalten ist nicht sehr hilfreich, sobald Mitglieder unterschiedliche Berechtigungsbereiche haben.
Der folgende Screenshot zeigt ein Aktionsfeld vom Typ „Unterprojekt“, um die Arbeit mit Projektmitgliedern unterschiedlicher Berechtigungen zu visualisieren:
4. Projektstrukturplan: Was sind die erforderlichen Schritte, um das Projekt abzuschließen?
What do you want to achieve: keep an eye on the required steps to finalize the project
Who is typically involved: project manager
Which agile action board to use: parent-child board
Falls Sie an einem großen Projekt arbeiten, teilen Sie das Projekt vermutlich in kleinere Teile, wie Phasen oder Ergebnisse. Projektmanager:innen nennen dies eine Work-Breakdown-Struktur (WBS). Falls Sie an der Erstellung einer neuen Website arbeiten, benötigen Sie möglicherweise einige der folgenden Ergebnis-Teilschritte (deliverables):
- Nutzungs-Anforderungen
- Technische Spezifikation
- Design-Struktur
- Inhalt
- Navigation
- Deployment
Diese Projektergebnisse können quasi als „Eltern“ betrachtet werden – deren „Kinder“ die Aufgaben oder jede andere Art von Arbeitspaketen sind. Therefore, the visualization of a work-breakdown structure is called a “parent-child board” in OpenProject: Each column represents a parent, consisting of work packages which are considered as children.
In Bezug auf unser Beispiel der Webseiten-Erstellung könnte ein Aktions-Board des Typs Eltern-Kind so aussehen:
5. Wie weit ist die Entwicklung der Website fortgeschritten und was wird als nächstes veröffentlicht werden?
What do you want to achieve: get an idea of upcoming problems and the final go-live of the project
Who is typically involved: development team, project manager
Which agile action board to use: version board
Whenever software or product development is a bigger part on your project, you might need more than one version of the final outcome. Insbesondere bei der Arbeit in Scrum mit Produkt-Backlog und Sprints arbeiten Entwickler:innen an Aufgaben, die einem Sprint zugewiesen wurden. Dies kann in OpenProject eine Version sein. Zum Beispiel kann die Entwicklung einer neuen Website in numerische Versionen wie 1.1, 1.2, 2.0, 2.1 usw. unterteilt werden.
Durch die Visualisierung verschiedener Versionen auf dem agilen Board können Sie den Fortschritt jeder Version planen und verfolgen sowie sicherstellen, dass die Website schrittweise entwickelt und bereitgestellt wird, um Ihre Ziele zu erreichen. Dieser Screenshot zeigt, wie ein Aktions-Board vom Typ Version aussehen könnte, wenn eine neue Firmenwebseite entwickelt wird:
Extra: Ideen in einem Basis-Board generieren und priorisieren
Sie haben vielleicht bemerkt, dass wir in diesem Artikel nur fünf Boards erwähnt haben – aber es gibt eigentlich sechs Möglichkeiten, aus denen Sie bei der Arbeit mit OpenProject wählen können! The sixth board is not an action board though, but a so-called basic board and part of the free of charge Community edition of OpenProject.
Erstellen Sie ein Basis-Board, um Ideen zu generieren, priorisieren und einen schnellen Überblick über Ihre Aufgaben und andere Arbeitspakete zu erhalten. Anders als in Aktions-Boards, ändern Sie im Basis-Board keine Attribute eines Arbeitspakets automatisch, wenn Sie eine Karte in eine andere Spalte ziehen.
Read more about agile project management with OpenProject here.
Sie sind an der Reihe!
Jetzt ist es an Ihnen, auf die agilste Art und Weise zu arbeiten! Wählen Sie aus fünf verschiedenen Aktions-Boards oder nutzen Sie ein Basis-Board, um so schnell wie möglich eine Antwort auf Ihre individuelle Frage zum Projekt zu erhalten. Hier sind die wichtigsten Vorteile bei der Arbeit mit agilen Boards innerhalb von OpenProject:
- Verschieben Sie in Aktions-Boards Karten per Drag & Drop, um automatisch die Attribute auf die der ausgewählten Spalte zu ändern
- Individualisieren Sie Ihre Projekte und Boards so weit Sie möchten, z.B. beschränken Sie den Zugriff Ihrer externen Partner:innen auf bestimmte Projekte
- Aktualisieren Sie ganz einfach agile Karten in einem geteilten Bildschirm – ohne die Board-Ansicht zu verlassen
- Verwenden Sie zusätzlich Filter, um die Board-Ansicht schnell zu ändern, z.B. zeigen Sie nur Karten an, denen Sie zugewiesen sind
Welche Boards benötigen Sie für das Projekt, an dem Sie gerade arbeiten? Test out OpenProject in a free trial to manage your project using exactly the agile boards you need.
